2019-04-16 00:00
Andreas Odhage

När en medarbetare har flera hattar är det inte bara viktigt att syfte, ansvar och befogenheter måste vara kristallklara för varje roll. I varje roll behöver också personen få den tid, utbildning och verktyg som behövs för att ta sitt ansvar.

Sedan kan en person aldrig arbeta mer än 100 procent. Visst går det bra att under korta perioder köra hela vägen in i kaklet, men inte i längden. Utbrända medarbetare är mycket kostsamt. Därför blir det viktigt att ha tillräckligt med resurser och stöd.

Exempel från vardagen

En av mina kunder hade problem med hög personalomsättning, sjukskrivningar, missnöjda kunder och haltande affärer. Företaget erbjöd personlig bilservice där mekanikern hade kundkontakt på verkstadsgolvet, gjorde bokningar och arbetade med merförsäljning.

Om en verkstad hade fem arbetsplatser var de bemannade med fem personer. En för varje bil och arbetsplats. Det här fungerade så länge alla var friska, inte behövde ta hand om sjuka barn eller hade semester. Och då hade de inte heller räknat med tiden för all kundkontakt och en del administration. Dessutom behövde självklart medarbetarna kompetensutvecklas i takt med att det kom nya bilmodeller.

Vad de upptäckte var att ingenting fick gå fel när bemanningen var så slimmad. Du förstår vilken stressnivå som byggs upp i en sådan miljö. Det räckte med att en enda bil tog längre tid än beräknat så sprack planeringen. Och det hände ofta.

Dessutom är stressade medarbetare sällan kundfokuserade, hjälpsamma eller trevliga, vilket ledde till missnöjda kunder och i förlängningen dålig lönsamhet.

Överanställning – eller rätt resurstillsättning

Lösningen på problemet blev att överanställa, som de kalllade det. Sex mekaniker på fem arbetsplatser skulle minska stressen och kunna serva fler bilar. När alla kollegor var på plats kunde den sjätte personen städa, hjälpa till där det behövdes och ägna sig åt merförsäljning.

Det här skapade också utrymme för att skicka medarbetare på kompetensutveckling utan avbrott i produktionen. Den lägre stressnivån gav en större arbetsglädje som smittade av sig på kunderna och höjde lönsamheten. För att underlätta planeringen började företaget även dagarna med korta avstämningsmöten, alltså daglig styrning med andra ord.

Det de kallade överanställning är det som både jag och kvalitetsledningsstandarden kallar rätt resurstillsättning.

Människor vill arbeta hårt och är lojala när de känner att de är trygga, får stöd, kan utvecklas, är uppskattade och bidrar till helheten. Då kommer de att jobba bättre tillsammans för att bidra och dela information och problem. Det ger i sin tur stabila, långsiktiga, glada och lönsamma företag. Glada medarbetare tar självklart bättre hand om kunderna och nöjda kunder kommer tillbaka oftare.

Strategiska frågor

  • Har vi tillräckligt med personal för att klara våra åtaganden och mål?
  • Har vi rätt utrustning och kunskap för att klara våra åtaganden och mål?
  • Hur påverkas engagemanget och företagskulturen av resurstillsättningen?
  • Hur påverkas kundnöjdheten av resurstillsättningen?
  • Hur påverkas vår förmåga att utvecklas och bli bättre av resurstillsättningen?