2019-03-21 00:00
Anna Sjödin

Informationsmängden och antalet olika kanaler fortsätter att öka för varje minut och dag som går. Vissa pratar om informationsexplosion. Ju fler människor som blir uppkopplade, desto fler pling lär du få i mejlkorgen. Samtidigt är minst en tredjedel av informationen du får på jobbet inte ens efterfrågad. Den bara kommer.

Om du saknar struktur och rutiner för att ta hand om inflödet har du en minst sagt gigantisk utmaning framför dig.

Tre viktiga frågor

För att förenkla ditt beslutsfattande behöver du bli bättre på att sortera i bruset och kasta bort mycket av det som kommer in – direkt. Det gör du genom att ställa dig tre viktiga frågor. Hjärnan gillar nämligen att svara på frågor, men du behöver träna dig på att ställa rätt frågor. Fallgropen är nämligen att vi ofta börjar med att fråga oss: Kan det här vara bra att ha? Och då blir oftast svaret: Ja ... Utmana dig istället med att träna in dessa tre viktiga frågor:

1) Är det viktigt?

Varje gång något nytt kommer till dig – oavsett om det är ett mejl, en mötesinbjudan eller något annat – bör du ställa dig en fråga: är det viktigt? är svaret nej fattar du ett gör-det-nu-beslut och kastar mejlet eller tackar nej till inbjudan – direkt!

2) Vem ska göra det?

Om du svarade ja på den förra frågan vill jag att du funderar på om det är något du själv behöver åtgärda. Gäller uppgiften en annan person fattar du ett gör-det-nu-beslut och delegerar den direkt – till skillnad från att göra en gör-det-sen-uppskjutning. Gäller det information som andra behöver? Vidarebefordra den nu!

3) När ska det göras?

Om du ska utföra uppgiften behöver du bestämma dig för om det är en kort eller lång uppgift. När ska den vara färdig? När behöver du börja med den? För in den i actionblocket eller planera in tid i kalendern direkt. Har det som kommer i inflödet en tydlig deadline? Förstår du vad personen förväntar sig att du ska göra? Om något är otydligt, se till att klargöra det först.

Taggar: effektivitet