Dagens gäst i podden är Fredrik Bauer, författare till boken Världens bästa möten. Uppgiften han har tagit på sig är att rädda världen från tråkiga och ineffektiva möten.
Idag tar vi reda på hur vi skapar en bättre och mer effektiv möteskultur på jobbet. Det är dags att bryta ovanan att ständigt delta i tråkiga och långa möten där ingenting blir gjort.
Ljudtekniker: Erik Almqvist
Poddsummering: Emelie Larsson
Summering av podden
Varför har vi så många och långa möten där ingenting blir gjort? Det är vad vi pratar om i dagens poddavsnitt.
Författaren Fredrik Bauer menar att det har blivit något eftersträvansvärt att fylla dagen med så många möten som möjligt, oavsett hur produktiva och välplanerade de är. Vi kanske till och med lämnar ett möte tidigare för att vi är sena till nästa.
Ett svenskt standardmöte brukar vanligtvis vara 60 minuter. Förmodligen beror detta på den enkla anledningen att det är Outlooks förinställning. Det betyder att möten som egentligen tar 45 minuter automatiskt blir utdragna till 60 minuter. Och med det har vi skapat en både tråkig och oproduktiv bonustid, som gärna upprepas i möte efter möte.
Så varför envisas vi med att ha ineffektiva möten om ingen ändå tycker om dem?
Mycket beror på vana, menar Fredrik, och att det är jobbigt med förändringar. Till viss del vet vi troligtvis inte heller hur vi ska göra för att förändra ovanan.
Tips för bättre möten på jobbet
- Börja med att fundera över vem som är en lämplig mötesledare. Välj en mötesledare med erfarenhet inom detta, oavsett personens arbetsroll. Cheferna på en arbetsplats är inte alltid det bästa valet, så våga ta in en facilitator, en kollega, eller en person från en annan avdelning.
- Diskutera hur ni vill få företagets värderingar att synas på era möten och vad ni föredrar för typ av upplägg.
- Se till att ha makten över din egen kalender. Det betyder att du tackar nej till möten som inte rör dig.
- Sätt en standard på mötestiden. Boka inte in 60-minutersmöten som egentligen bara tar 30 minuter. Kanske ska du göra just halvtimmesmöten till den nya standarden?
- Använd mötesbeskrivningar när ni bokar in möten. Det betyder att ni skriver in vad mötet handlar om och vad ni ska komma fram till när ni bokar in ett möte. Det gör att alla deltagare är där av rätt anledning.
Lycka till!