Jag har tröttnat på trista och ineffektiva möten. När jag satt uttråkad på ett informationsmöte för många år sedan, på min dåvarande arbetsplats, blev jag än en gång frustrerad. Under 90 minuter fick jag inte höra något nytt. Jag hade redan läst allt om det på intranätet inför mötet.
Vi var femtio personer i lokalen och jag började räkna på vad den arbetstiden egentligen kostade för min arbetsgivare. Jag insåg att det handlade om mycket pengar. Utifrån den insikten – och att jag alltid fick bra feedback när jag själv höll i möten, workshops och konferenser – sade jag upp mig och startade eget.
Jag visste att det fanns bättre sätt att ha möten. I den här boken får du del av några av mina bästa knep och slutsatser för att skapa effektiva möten med aktiva deltagare.
Så mycket kostar möten
Att möten kostar pengar verkar komma som en överraskning för vissa. Utgå från formeln nedan och fundera på hur väl ni använder investeringen.
Antal medarbetare x Mötestimmar/vecka x 45 (arbetsveckor/år) x Snittlön/timme
Vilken siffra kommer du fram till? Känns det som väl investerade pengar? Lågt räknat blir summan 12 miljoner kronor per år för en organisation med 100 medarbetare. Om det är en bra investering eller inte beror helt på hur ni genomför era möten, men i många företag och organisationer finns utrymme för förbättring.
Snittlönen skiljer sig såklart mycket åt och för att få en rättvis bild ska du räkna med hela personalomkostnaden, alltså även arbetsgivaravgifter, pensionsinbetalningar etc.
Bra och dåliga möten
Jag älskar möten! Möten som engagerar och involverar. Möten där vi diskuterar och kommer fram till smarta lösningar tillsammans. I många fall har vi möten för att stämma av något, hitta nya lösningar eller förmedla information. Många upplever att deras möten varken är effektiva, givande eller roliga. Kalendern äts upp av dåliga möten. Att springa från ett möte till ett annat blir som en ond spiral. Till slut hinner du inte med något annat än möten, och det blir allt svårare att hitta tid för nya möten.
För att få mer luft i kalendern kan du i stället använda någon av alla andra kommunikationskanaler som finns, till exempel mejl, chatt eller intranät.
Om syftet för ditt möte enbart handlar om att informera dina medarbetare, kunder eller samarbetsparter behöver ni inte ses samtidigt. Då kan det vara mer effektivt att skicka ut informationen separat så att alla kan läsa, titta eller lyssna på det när det passar dem bäst. På det sättet blir det dessutom lättare att få till dialog i stället för enbart monolog på själva mötet.
Använd tiden som ni har tillsammans till att diskutera vad den nya informationen betyder för er och vad ni vill göra framåt. Inte till att chefen håller en långdragen presentation.
Agera direkt i stället för att boka nytt möte
I ett möte där jag var med som deltagare blev det mot slutet tydligt att en ny fråga behövde diskuteras vidare av några av oss. Vi hade tio minuter kvar på den planerade mötestiden och var i praktiken klara med övriga punkter. Jakten på en ny tid som passade i allas kalendrar inleddes och första lediga tillfället verkade vara om två veckor. Det var egentligen ingen stor fråga, så jag frågade om vi inte bara kunde prata om det på en gång.
Efter att de första skeptiska blickarna hade lagt sig skickade vi ut de personer som inte var berörda. Några minuter senare hade vi löst frågan. Kanske hade vi kommit fram till en annan lösning om vi väntat några veckor och träffats i ytterligare en timme, men jag är faktiskt inte så säker på det. Däremot är jag övertygad om att vi då hade ägnat en stor del av mötestiden åt att prata om vad det nya mötet skulle handla om.
Tre tecken på ett dåligt möte
» Du vet inte varför ni har mötet, vad ni ska komma fram till eller varför du är med
» En person pratar hela tiden
» Varken mötesledare eller deltagare är engagerade
Tre tecken på ett bra möte
» Mötet börjar och slutar i tid
» Högt engagemang och bra energi
» Konkreta resultat
Innan vi går vidare
Första kapitlet är redan slut. Det har handlat om varför vi egentligen har möten och vad du skulle kunna göra för att ha färre möten. I nästa kapitel kommer vi kasta oss över frågan om när det passar bäst att ses fysiskt och när det är bättre att ses digitalt.
Rakt igenom boken får du reflektera över vad du har läst och vad du vill göra. När du har läst hela boken och svarat på alla frågor har du skapat en enkel och konkret handlingsplan för vad du kan göra nu för att dina möten ska bli bra, roliga och effektiva.
Använd gärna raderna för att skriva och rita. Vill du hellre notera dina reflektioner digitalt eller i en anteckningsbok går det såklart lika bra. Vad du behöver göra för att just dina möten ska bli effektiva, givande och roliga är det bara du som vet. Genom att reflektera löpande när du läser boken ökar du chansen att få till den förändring som du vill skapa i din vardag.
Vill du veta mer?
Det du har läst är ett utdrag från boken Världens bästa möten. Här hittar du ett smakprov från boken, länkar till var du kan köpa den och även information om författaren.