Som jag beskrivit tidigare i boken verkar ett vanligt svenskt möte vara en timme långt. Troligen för att det ofta är standardinställningen i våra kalenderprogram. Så vitt jag vet finns det ingen forskning som kommit fram till att just en timme är det optimala. Snarare tvärtom.
För mig är Parkinsons lag tänkvärd när det gäller möten: ”En arbetsuppgift kommer att utvidga sig så att den fyller den tid som är tillgänglig för att utföra den.”
Om du har en tydlig målbild och en plan för hur ni ska komma dit hinner ni mycket mer på 30 minuter än vad många verkar tro. Avsätter du en timme i kalendern för nästa möte kommer ni troligen att fylla ut den tiden. Om du däremot bokar in 45 minuter är ni redo att avsluta när tiden är slut. Det finns såklart ingen garanti för att ni har löst alla uppgifter på 45 minuter, men det gör det å andra sidan inte efter 60 minuter heller.
Våra kroppar och hjärnor är inte byggda för att sitta stilla. Hjärnforskare som pratar om att vi är skapta för ett liv på savannen menar att vi går in i vila och sömn om vi sitter stilla mer än en halvtimme. Samtidigt har många en förkärlek för att börja sina möten på jämna timmar och är vana att boka 60-minuters-möten, vilket gör att dagarna fylls till brädden med möte efter möte.
Alla förstår nog att det inte är smart att boka så kalllade back to back-möten, alltså att det ena mötet slutar samtidigt som det andra börjar. Ändå fortsätter det att vara vardag för många. Resultatet är att deltagare går tidigt från sina möten för att hinna till nästa – och ändå kommer försent.
Vore det inte bättre att välja någon annan längd på mötena för att däremellan hinna gå på toaletten, ställa om tankarna och komma i tid utan att stressa? Själv gillar jag just 30 eller 45 minuter.
Tänk på att ett effektivt möte är precis så långt det behöver vara utifrån syfte, mål och antal deltagare. Jag har nämnt det tidigare, men det tål att upprepas. Olika möten kan ha olika längd. Generellt passar längre möten bättre när ni ses fysiskt, och kortare möten för digitala träffar.
Vill du veta mer?
Det du har läst är ett utdrag från boken Världens bästa möten. Här hittar du ett smakprov från boken, länkar till var du kan köpa den och även information om författaren.