Innan du kör igång och skapar en ny Excel-fil, stanna till en stund och fundera över några frågor. Jag är säker på att det kommer att spara dig både tid och energi.
Det finns lika många sätt att jobba i Excel som det finns funktioner i programmet. Därför är det bra att fundera på vad du vill åstadkomma med det färdiga arket – redan innan du börjar.
Fundera på
- Vilket problem vill du lösa?
- Har du någon idé hur du vill lösa det? Vad vill du visualisera?
- Vad vill du berätta med det du visar upp?
- Vem ska se resultatet när du är klar? Är det du? En kollega? Hela avdelningen?
Vem ska använda ditt ark?
På en tidigare arbetsplats var det vanligt att en person mejlade ut Excelark. Det kunde handla om semesterlistor, anmälningar till möten eller maten till julfesten.
Jag frågade varför hon inte skickade ut en länk till ett delat Excelark. Då kunde alla fylla i ett och samma formulär, och hon skulle slippa lägga tid på att sammanställa dussintals eller hundratals filer. Hon förklarade att hennes system baserades på att hon hade en katalog på sin dator för varje maträtt som folk valt. Därför sparade hon ner svaren i rätt katalog.
Givetvis kan du göra så, men det hade varit lättare att spara filen på Onedrive eller i Teams och mejla ut länken. Vi testade faktiskt Onedrive några gånger, och hon gillade detta mycket bättre när hon vant sig. För att komma dit behövde hon först stanna till och fundera på vad som kunde vara den bästa lösningen – och sedan byta en vana.
Fundera på
- Vem ska använda Excelarket du skapar? Hur vana användare är de?
- Hur mycket information behöver fyllas i för att uppfylla syftet och lösa problemet?
Vad vill du visa upp?
När du gör presentationer för andra är det viktigt att du är tydlig. Du vill ju inte att hela mötestiden ska ägnas åt att diskutera hur siffrorna visas, eller att mötets fokus blir på fel saker.
Du vill något med dina siffror, det finns ett budskap du vill förmedla. Det kan vara ”det går bra nu” eller ”i augusti fick vi sänka marginalen för att …”. Dina siffror och diagram ska stödja det här budskapet. Exempelvis kan du ringa in områden du vill lyfta upp, eller jobba med färger och storlekar.
Ibland är det bra att ha en graf som visar helheten, och ytterligare en som visar just den information du vill belysa. Två likadana grafer med samma färger, men som visar olika saker och kompletterar varandra. Det kan bli otroligt effektivt eftersom du först ser till att mottagaren förstår helheten, innan du riktar dess uppmärksamhet mot en särskild del.
Att göra grafer är ett kapitel för sig (bokstavligen, i den här boken!), så det får du läsa mer om snart.
Hur ska du visa upp det?
Excel är inte gjort för att presentera saker, så undvik det om det går. Exempelvis kan du kopiera diagram och klistra in dem i Powerpoint, där du har mycket större frihet att skapa någonting snyggt. Om du gör det så uppdateras faktiskt diagrammen i Powerpoint automatiskt när du jobbar vidare med dem i Excel. Om du inte vill ha det så kan du istället göra en skärmbild och lägga in den.
Vill du veta mer?
Du har läst ett utdrag från boken Excel helt enkelt. Här hittar du ett smakprov från boken, länkar till var du kan köpa den och även information om författaren.