När du öppnar ett Excelark för första gången försöker ögat och hjärnan direkt förstå vad filen handlar om och hur den fungerar. Det är faktiskt en konst att göra dokument riktigt snygga. Här är några tips för att hjälpa dig.
Typsnitt och färger
Precis som i Word kan du kapitelindela dina ark i Excel med hjälp av rubriker. Jag tycker det blir tydligast att använda olika textstorlekar (max 2–3 olika). Lägg in en rubrik och kanske även en kort, förklarande text som beskriver vad som händer med siffrorna intill.
Använd färger sparsmakat och var konsekvent i ditt färgval. Om du till exempel gör budgetsiffrorna blå, gör det överallt. Kom bara ihåg att människor kan ha avvikande färgseende, så låt inte färgen vara den enda vägledningen för läsaren.
Utskrifter
Är det sannolikt att mottagaren kommer att skriva ut din fil? Tänk då på det redan från början. Det finns bra förhandsvisningar som visar hur innehållet ser ut när du skriver ut det – använd den funktionen.
Även om filen inte ska skrivas ut
I mitt huvud är ett A4 (liggande eller stående) en standard även för filer som aldrig kommer att skrivas ut. Det hjälper mig att inte skapa för långa och komplicerade flikar.
Rubriker och data
Håll isär vad som är förklarande texter och vad som är ren data och information i form av siffror. Visa tydligt vad som är en rubrik och text, och vad som är siffror och ekvationer. Lämna luft runt en tabell så att läsaren inte blandar ihop den med något annat.
Lås gärna rubrikraden på listor som är så långa att du måste scrolla. Då slipper mottagaren försöka memorera kolumnerna medan den går igenom listorna.
Vill du veta mer?
Det du har läst är ett utdrag från boken Excel helt enkelt. Här hittar du ett smakprov från boken, länkar till var du kan köpa den och även information om författaren.