Att ha koll på företagskulturen och omvärldens förväntningar är viktigt, eftersom det styr hur ni faktiskt beter er och jobbar för att nå målen.
Har du någon gång följt en kunds ärende hela vägen från beställning till leverans? För att få en rättvisande bild av verksamheten är det bra att kartlägga flödet av aktiviteter och hur de hänger ihop. Det kallas processinriktning och handlar om vem som är beroende av information och uppgifter från vem.
Tanken med processinriktningen är att få en bra överblick av helheten för att kunna minimera – och helst ta bort – onödigt arbete och se till att ni gör aktiviteter som leder mot målen, följer affärsplanen och ligger i linje med värderingarna. Resultatet blir en beskrivning, och helst en visualisering, av hur ni arbetar. Det gör att du vet vad som krävs för att information och aktiviteter ska flöda fritt. Det gör det också lättare att jobba med förbättringar.
Ett större perspektiv
Det är viktigt att nämna att processarbete handlar om mycket mer än att bara visualisera arbetsflöden. Tack vare arbetet tittar du på saker utifrån ett större perspektiv. Det gör att alla på företaget förstår hur deras del hänger samman med helheten, vilket i sin tur suddar ut eventuella vi mot dem-motsättningar och istället skapar en gemensam vi-känsla.
När du kartlägger processer, undvik att i detalj beskriva varje litet moment och beslut. Detaljstyrning leder alltid till en byråkratiserad, stagnerad och trög verksamhet full av papperstigrar som lurar runt hörnet. Detaljstyrda verksamheter blir faktiskt oförmögna att följa processerna, eftersom reglerna bara är till för att bevara saker som de ser ut nu, vilket är den raka motsatsen till ständiga förbättringar.
Kom ihåg att processer aldrig är statiska styrmedel. De finns inte till för att kontrollera medarbetarna. Processer är dynamiska och måste ständigt utmanas.
Som jag redan har sagt är det viktigt att alla känner till sin roll och vad de bidrar med i det stora hela. Att ha rollbeskrivningar med olika ansvarsområden i arbetsflödena är därför en god idé. Varje roll ska vara tydlig och visa dess ansvar och mandat.
Hur ni sedan beskriver rollerna är faktiskt upp till er. Vad som är viktigt är att alla förstår sina roller, vad de bidrar med och var de kan hitta mer information. Poängen är att skapa en förståelse för varandra och hur ni tillsammans bidrar till verksamhetens och kundernas framgång.
Roller kan jämföras med olika hattar du har på huvudet. Kommer du ihåg mannen i filmen SOS: En sällskapsresa? Han som fysiskt tog på sig olika kepsar och hattar i gästhamnen på Stråholmen. Han hade en hatt för att hjälpa båtfolket med att fylla på bensin, en annan för att sälja glass och en tredje när han som hamnkapten skulle ta betalt i gästhamnen.
Tänk på
Det är hur informationen flödar som du ska beskriva på ett enkelt sätt. Vilka funktioner behöver ha kontakt med varandra för att skapa mervärde och nå målen?
Tänk på att det ofta skapar vattentäta skott, missförstånd och kostsamt merarbete att strikt arbeta inom sina enheter och avdelningar efter funktion. För att bekämpa papperstigrarna kan du behöva titta på om det är möjligt att jobba över de tidigare gränserna.
Levande dokumentation
I standarden finns ett uttryck som är grovt misstolkat. Det ordet är kvalitetsledningssystem. Många ser sitt ledningssystem som papper i en pärm eller digitala dokument i en mapp på datorn. Kanske till och med som ett eget litet it-system som kallas för verksamhetssystem, eller ännu värre ISO-systemet. Här är risken stor att det gömmer sig en och annan papperstiger i snårskogen av byråkratisk administration.
Visst behöver en del saker dokumenteras för att ni ska komma ihåg vad ni kom överens om och kunna följa upp det. Men det här är dokumentation som ska finnas där den behövs och där den används i er vardag. Den ska vara levande, inte gömmas undan i en pärm eller på en server någonstans.
Kvalitetsledningssystem är faktiskt bara ordet standarden använder för hur du metodiskt leder och styr arbetet för att nå målen. När du och kollegorna jobbar använder ni troligtvis olika it-system, till exempel intranät, ekonomiprogram, affärssystem och system för dokumenthantering. Allt ni gör och använder är en del av kvalitetsledningssystemet.
Bäst på helhetssyn
Jag har ett bra exempel på vad som händer när företag inte har förstått eller jobbat med helheten.
Det är alldeles för vanligt att sälj- och produktionsavdelningar inte drar jämt och arbetar tillsammans. Hos ett företag jag arbetade med var säljavdelningen under hård press. De behövde dra in fler affärer. Efter långt och hårt arbete lyckades de till slut få till en riktigt bra affär. Och det var här de riktiga problemen började.
Detaljen som skulle konstrueras behövde en speciallicens som företaget saknade. De behövde alltså först skicka medarbetarna på en dyr utbildning, vilket försenade andra arbeten. Eftersom utbildningen var ovanlig fanns det inte många utbildningsföretag att välja bland. Därför fick de nöja sig med att gå utbildningen strax innan det utlovade leveransdatumet till kunden.
Till råga på allt hade inte säljavdelningen stämt av med produktionen om det ens var möjligt att leverera inom den utlovade tiden. Resultatet blev en brakförlust för företaget och många missnöjda kunder vars produkter blivit försenade på grund av utbildningen.
Jag har träffat flera företag som har varit med om liknande situationer. Det här är ett av de tydligaste exemplen på vad som händer när du inte har förstått helheten.
Strategiska frågor
- Har vi koll på hur vi effektivt delar information inom företaget?
- Har vi koll på vem som gör vad – och varför – inom ledningsgruppen?
- Hur bidrar våra respektive ansvarsområden till verksamhetens framgång och nöjda kunder?
- Hur hänger våra ansvarsområden ihop?
- Hur kommunicerar vi helhetsbilden till våra medarbetare?
- Har vi gränsdragningar inom företaget där ansvar och befogenheter är otydliga?
Vill du veta mer?
Det du har läst är ett utdrag från boken Jakten på papperstigern. Här hittar du ett smakprov från boken, länkar till var du kan köpa den och även information om författaren.