Grunderna för effektiva möten, med Fredrik Bauer (avsnitt 012)

Dagens gäst i podden är Fredrik Bauer, författare till boken Världens bästa möten. Uppgiften han har tagit på sig är att rädda världen från tråkiga och ineffektiva möten.

Idag ska vi prata om grunderna för effektiva möten. Vad är det som fysiska möten, digitala möten och hybridmöten har gemensamt? Vad är det du bör tänka på för att dina möten ska bli roligare och mer givande? Lösningen enligt Fredrik är att SURFA.

Ljudtekniker: Erik Almqvist

Poddsummering: Emelie Larsson

---

Summering av podden

I dagens avsnitt pratar vi med Fredrik Bauer, som berättar vilka grunder som behövs för att kunna bygga effektiva och funktionella möten. Här har du en kort summering av poddavsnittet. Mer tips och kunskap hittar du såklart i avsnittet och i boken.

Nuförtiden hålls det möten i flera olika former, både digitalt och fysiskt, men även i hybridvarianter. Därför är det på tiden att vi lär oss hur vi skapar rätt förutsättningar och ser till att de möten som hålls är ändamålsenliga och fungerar. Fredrik lär oss om betydelsen bakom akronymen SURFA, vilket är till för att underlätta i mötesprocessen och få oss att våga ifrågasätta och tänka till gällande upplägg och genomförande.

Surfa dig igenom möten

S – Struktur
U – Upplägg
R – Rätt personer
F – Fokus
A – Avslut

Struktur innebär att du måste veta varför mötet sker, mötets innehåll och hur det ska genomföras. Det här kan exempelvis handla om mötets syfte, mål och agenda.

Underlag handlar om att hjälpa deltagarna – innan mötet börjar. Alltså att du skickar ut rätt underlag, i rätt form.

Det är många som känner igen apatin som uppstår när du får ett 40 sidor långt dokument som ska läsas innan mötet. Risken blir att många inte läser texten och att mötesledaren ofta behöver ägna mötestid åt att summera dokumentet. Så byt ut det trista dokumentet till något mer givande och inbjudande, som exempelvis en ljudfil eller ett filmklipp. Det kommer ge mer tid till diskussion och dialog under mötet.

Ett effektivt möte betyder också att rätt personer deltar. Vi har nog alla varit på möten där vi sitter och undrar varför vi ens är där. Genom att ha rätt deltagare på plats (som berörs av mötets innehåll och kan föra mötet framåt) får du givande dialoger och diskussioner. Såklart måste de som ska fatta beslut också vara på plats.

F i SURFA står för fokus, vilket innebär att deltagarna får rätt förutsättningar för att kunna vara närvarande under mötestiden. Det räcker inte med att alla lägger undan mobilerna. Den som arrangerar mötet måste skapa ett upplägg som både engagerar och involverar deltagarna. Sedan behöver även deltagarna se till att hålla sig aktiva under mötestiden, vilket såklart blir lättare om upplägget är intressant och berör dem.

Avslutet på mötet är till för att summera mötesinnehållet. Ni går då därifrån med en enhetlig bild av vad träffen handlade om, vad ni kom fram till och hur ni ska gå vidare nu.