Rädda ett excelark som kört i diket, med David Stavegård (avsnitt 027)

Dagens gäst är David Stavegård, som har skrivit böckerna Excel helt enkelt och Diagram helt enkelt. Han är Excelmannen med hela Linkedin-Sverige, och har blivit Microsoft-världens motsvarighet till hedersdoktor.

Idag ska vi prata om hur du räddar ett kraschat excelark. Eller som David beskriver det: Hur du får ordning på Excel-filen du ärvde av kollegan som flyttade till Sibirien och nu vägrar svara i telefon.

Ljudtekniker: Erik Almqvist

Poddsummering: Emelie Larsson

---

Summering av podden

I detta avsnitt hjälper David Stavegård oss att hantera situationen vi alla avskyr. Vi pratar såklart om när vi tvingas ta över ett rörigt excelark av en kollega – som vi dessutom inte kan fråga hur hen har tänkt – och som vi nu ska tolka och använda.

Det finns många känslor som tenderar att bubbla upp när det är dags att gräva runt i Excel-filen. Plötsligt känns det där tangentbordet väldigt lockande att krossa. David kommer därför med tips på hur vi kan göra för att få denna situation att kännas mindre jobbig.

Hädanefter kommer du kanske till och med känna stolthet och glädje över att du har lyckats skapa något riktigt bra i Excel.

Så räddar du ett excel som kört i diket

1. Börja med att försöka sätta dig in i hur personen har tänkt. Vad har hen velat få ut med dokumentet? Prova med att börja baklänges och kolla på sista rutan för att enklare kunna se sambanden.
2. Var metodisk och noggrann. Gå igenom steg för steg och kontrollräkna varje moment. Du kan exempelvis skapa en ny kolomn brevid och räkna ut siffran på ditt sätt när du kontrollräknar.
3. Våga börja om och bygga nytt. Ibland kan det gå snabbare att börja om än att försöka styra upp det som finns. Ta ut datan och fundera på vad du vill åstadkomma och hur du ska göra för att komma dit.
4. Lägg till ett lösenord i arket. Då kan du välja vad kommande person kan gå in och ändra på – och inte.
5. Dokumentera i excelarket. Använd till exempel textrutor och pilar för att förtydliga vad du har gjort till personen som ska ta över dokumentet efter dig.
6. Låna över en kollega i fem minuter och försök förklara ditt innehåll. Det gör att du förhoppningsvis enklare förstår hur alla siffror hänger ihop.