Jag sa det på ett annat ställe i boken och här kommer det igen. Oavsett vad du jobbar med behöver du lära känna din data.
Kanske sitter du framför en CSV-fil du plockat ut från något system. Eller kanske försöker du förstå en lång lista en kollega mejlat över, eller ett Excelark du inte har öppnat på flera år. Så här brukar jag göra för att lära känna min data.
För varje kolumn med siffror, kolla upp vilket som är det högsta värdet och det lägsta för respektive kolumn. Om du markerar två eller fler celler med siffror och högerklickar längst ner till höger på skärmen där Excel räknar ut summan av de markerade cellerna, kan du i menyn som dyker upp välja att Excel också ska skriva ut det högsta och lägsta värdet – det är en bra start. Alltid kommer du att lära dig något. Kanske kommer du att se att det finns några extremvärden som påverkar medlet väldigt mycket, att det finns ett negativt tal i en lista där det rimligen inte borde finnas det, eller något helt annat som du inte hade tänkt på innan.
Ställ dig högst upp i varje kolumn och tryck på Ctrl + pil nedåt. Då hoppar markören ner till cellen som är ovanför nästa tomma cell. Med hjälp av det här kan du kolla om du råkar ha tomma celler någonstans. Det här tipset är mest användbart i filer med riktigt långa listor där det är svårt att få en tydlig översikt.
Ofta när jag ska förstå ett Excelark gör jag om all data till en tabell genom att trycka Ctrl + T. Sedan kan jag enkelt sortera dess data per kolumn och se om jag märker några samband.
Hamnar exempelvis samma rader alltid högst upp när du sorterar på kolumner? Finns det något du kan lära dig av detta? För en tid sedan satt jag med ett Excelark med temperaturer uppmätta inuti maskinerna i en produktionslinje. När jag sorterade all data utifrån veckodagarna lade jag märke till att vissa maskiner alltid gick varma vissa veckodagar. Det visade sig att för att leveranserna till företagets största kund i Tyskland skulle komma fram vid lagom tid varje måndagsmorgon, behövde de köra maskinerna extra mycket på onsdagar så transporttågen kunde lastas och transportera produkterna dit. Det här är ett exempel på detektivarbete som jag tycker är rätt kul.
Finns det delar av din data som ser trasiga ut? Är det konstiga tecken, verkar det saknas något eller finns det bokstäver instoppade bland siffrorna? Om det finns en enda sådan trasslighet, fram med luppen för då kan du ge dig på att det finns fler. Försök att hitta ett metodiskt sätt att städa upp dem. Sök och ersätt kan bli din bästa vän om det råkar finnas en bokstav eller mellanslag där det inte borde det. Tänk på att enbart markera de celler du vill städa. Öppna Sök och ersätt och ersätt mellanslag med ingenting (om det gäller siffror där det smugit sig in mellanslag) – och dubbelkolla att ersättningen endast gäller i det markerade området.
Gemensamt för riktigt bra Excelark
Jag bad mina följare på nätet att avsluta meningen ”Gemensamt för alla riktigt bra Excelark är …”
Ingela: ”Tydlighet är det viktigaste. Det ska vara lätt att förstå vad jag ser. Så det är bra om det finns tydliga rubriker och att viktiga värden är markerade i en annan färg.”
David: ”Visuellt tilltalande och tydliga grafer!”
Tomas: ”Att det finns tydliga beskrivningar av vad varje cell har för syfte och innehåll. Det gör att det är enkelt att använda dokumentet.”
Marie: ”Snygg och tydlig layout!”
Över hälften av alla kommentarer handlade om tydlighet – och jag håller verkligen med. Tydliga Excelark är inte bara lättare för dig att förstå och felsöka. Även dina kollegor och framtida användare kommer att få det oerhört mycket lättare att följa dina tankebanor.
Tips för tydligare Excelark
Använd ett typsnitt, för det kan lätt se väldigt stökigt ut annars.
Använd olika storlekar för rubriknivåerna. Japp. Du inte bara kan, utan bör använda rubriker även i Excel.
Färgmarkera celler som är viktiga för läsaren. Om läsaren bara ska fylla i värden i tre celler för att Excelarket ska göra sin magi, markera dem då med en färg så att de blir lätta att se.
Skriv kommentarer till celler som är komplicerade att förstå. Du kommer att tacka dig själv senare. Behöver du kan du även skapa en egen flik med dokumentation.
Tänk efter först så att det blir ett bra flöde i ditt ark. Blev det ändå inte det? Ändra på direkten så att flödet är enkelt att förstå och se!
Undvik monsterformler. Använd hellre flerstegsmodellen där du räknar ut varje steg för sig. Om du vill kan du gömma kolumnerna eller raderna som innehåller mellanstegen innan du skickar Excelarket till kollegorna (om mellanstegen är ointressanta i sig).
Vill du veta mer?
Det du har läst är ett utdrag från boken Mer Excel helt enkelt. Här hittar du ett smakprov från boken, länkar till var du kan köpa den och även information om författaren.