Du kanske också har dagar när du kommer till jobbet laddad för att ta tag i att-göra-listan? Men snart är det dags för ett möte och ytterligare ett. Du svarar på några mejl, ringer ett par samtal och sedan är det snart dags att gå hem utan att du har gjort något av det du hade planerat. Ofta har du snarare påbörjat fler saker än du har avslutat. Det blir så eftersom du inte planerar in tid för när du ska göra vad under dagen. Det enda du vet är att det ska göras när du hinner.
De fyra tidsblocken
Tid är inte något du får. Det är något du tar dig till rätt saker. För att du ska bli medveten om vart tiden tar vägen under din arbetsdag, så ska du snart få göra en övning som ger dig insikt i hur mycket tid som egentligen är planerbar. Syftet är att sluta leva över din tidsbudget på åtta timmar per dag och jobba över, och istället skapa en struktur för en bra dag på jobbet så att du oftare får mer gjort av rätt saker – det du hade tänkt dig – och därmed går hem med känslan av att det här var en bra dag på jobbet och få mer fri tid.
Jag har identifierat fyra tidsblock som alla tjänstemän har, oavsett bransch och roll. Det lustiga är att de är desamma i dag som när jag började arbeta med effektivitet för över tjugo år sedan.
1. Administrativa uppgifter och mikropauser
Här har du återkommande administrativa uppgifter såsom mejlhantering, fakturaattestering, tidsredovisning, social tid med kollegor och pauser. Pauserna fungerar som olja i maskineriet, eftersom man inte är effektiv utan dem.
2. Möten
Här räknar du in alla typer av möten. Det kan vara återkommande inbokade möten med ledningsgruppen, projektmöten, kundmöten och arbetsplatsträffar. Till möten hör även utbildningar, mässor och liknande, oavsett om de sker på företaget eller utanför. Räkna bara själva tiden för mötet och den eventuella restiden under arbetstid, inte tiden du behöver för att förbereda dig. Exempelvis sätter du upp tiden du lägger på själva utvecklingssamtalet här, medan för- och efterarbetet tillhör blocket arbetsuppgifter.
3. Nytt och oförutsett
Det oplanerade handlar om allt det där du vet kommer att hända under dagen, saker du aldrig kan planera för. Alltså brandkårsutryckningar. Det kan vara möten med så kort varsel att du inte ens hinner boka in dem, eller möten som drar ut på tiden. Eller att du råkar ut för IT-strul, att diskussionerna på rasten leder till att du behöver ta tag i något, eller att du måste ringa ett akut telefonsamtal.
4. Arbetsuppgifter
Givetvis hör de tre andra tidsblocken också till arbetet. Vad jag menar med arbetsuppgifter är uppdraget du anställdes för. Saker som baseras på dina och företagets mål. Jag brukar kalla dem jag-uppgifter. Sådant du planerar att göra när du går till jobbet på morgonen. För om inte du gör dessa, vem gör dem då? Här ingår även tiden före och efter möten, ledartid och reflektionstid.
Hur stor del av din dag är planerbar?
Gör en grov tidsuppskattning och skriv i rutorna ovan den tid du uppskattar att du lägger på respektive block varje dag. Ange tiden i timmar: hela eller halva. Det här är bara en uppskattning, så gå på magkänslan. Avsluta övningen med att lägga samman timmarna. Får du summan att gå ihop med arbetstiden som är åtta timmar (eller hur lång arbetsdag du nu har) eller lever du på tidskredit?
De flesta jag träffar har faktiskt bara en till två timmar om dagen till arbetsuppgifter de själva kan planera in och styra över – alltså totalt fem till tio timmar i veckan. Resten måste de ha öppna för möten, oförutsedda saker och administration. Däremot har man oftast en eller flera att-göra-listor som motsvarar desto fler timmar, vilket inte är realistiskt. Snarare en önskelista …
Att bara vara på jobbet, svara på mejl och umgås med kollegor kan faktiskt ta upp till en fjärdedel av din tid. Lägg till dina egna uppgifter och så är hälften av veckan bokad.
Effektivitet handlar till stor del om att du ska lära dig att se på din kalender och tid med nya ögon. Det är genom att bli medveten om dina bra vanor – och sedan förstärka dem – som du kan frigöra tid. Börja välja att se tid som en tillgång!
Övning: Reflektion
Känner du dig nöjd med hur du fördelar din tid i nuläget? Finns det något du skulle vilja göra mer av? Ser du något du vill göra mindre av eller få bort helt? Hur mycket kan du påverka själv genom att effektivisera din administration genom exempelvis smartare mejlrutiner? Vad behöver du ta hjälp av någon annan för att lösa?
Alla bäckar små
För vissa är tidsanalysen en käftsmäll som maximerar deras stressnivå. Jag förstår det. Samtidigt brukar det bli bättre när de väl börjar fundera på vad de behöver prioritera bort och få undan – och tränar på sina att-inte-göra-beslut.
För andra är det en ögonöppnare: ”Aha. Är det så här mina dagar ser ut? Okej. Då förstår jag bättre varför det inte alltid blir som jag har tänkt mig och varför jag behöver jobba övertid för att hinna med.” Framför allt förstår de bättre hur de kan köra på framåt och vad de kan göra för att påverka sin situation.
Dags att täta läckorna
Så vad kan du göra för att börja täta tidsläckorna? Ibland är det faktiskt någon annan som borde göra vad du tror är dina uppgifter. Det var därför du tidigare fick fundera på ditt varför. Vad är det du borde göra om dagarna och vad är det du egentligen gör? Särskilt ledare behöver träna på att delegera uppgifter, släppa kontrollen, och låta rätt personer göra rätt uppgift. Tänk på en sak när du delegerar, nämligen hur viktigt det är med uppföljning. För därför in en sådan uppgift under kategorin väntar svar för att hålla koll på hur det går med den. Se också till att du tydligt berättar när du förväntar dig att uppgiften är färdig.
De flesta har mest energi i början av dagen. Därför är det bra att planera dagarna utifrån värst-först-principen om du har en surdeg som tynger dig. Eller så kan du ha som rutin att starta dagen med den mest viktiga och värdeskapande uppgiften. På så vis tar du kontroll och sedan har du bara nerförsbacken kvar! Då kan du dessutom avrunda eftermiddagen med att avsluta några kortare uppgifter, stryka saker från att-göra-listan och fylla på energikontot igen.
Du kommer alltid att bli avbruten av frågor, telefonsamtal, möten och andra oförutsedda händelser. Så är det för alla människor, oavsett roll och bransch. Istället för att låta det bli ett problem, kan du välja att acceptera det som en del av ditt jobb, bli tidsmedveten om fenomenet och planera för det. Du vet inte exakt när avbrotten kommer, utan bara att de kommer. Ta höjd för det och räkna med det som en faktor i din planering. Senare i boken får du lära dig hur du prioriterar rätt uppgifter.
Även om du inte kan få mer tid, kan du få ut mer av timmarna du är på jobbet. En av mina kunder är en högt uppsatt chef. När hon gjorde sin tidsanalys var det framför allt möten som upptog hennes tid, faktiskt så mycket som 30 timmar av arbetsveckan. Det fick henne att inse varför hon sällan hade tid för personalen och jämt fick jobba över för att förbereda sig inför mötena. Lösningen var att bli mer möteseffektiv. Istället för hela timmar bjöd hon nu in till möten som varade 30–45 minuter – och var mer noggrann med vilka hon bjöd in och att ha ett klart syfte och färre punkter på agendan. Tack vare det frigjorde hon direkt tolv timmar i veckan som nu kunde användas till att träffa medarbetarna, komma bättre förberedd till möten och arbeta mer strategiskt.
Skapa en bra dag på jobbet
En bra dag på jobbet kräver fokus, struktur och planering för minskad ställtid och därmed mindre stress. Men många jag träffar vittnar om att de hämtar en kopp kaffe på morgonen, öppnar mejlen och fastnar där. Efter en stund är det dags för halvtimmesmötet, som ibland tar två timmar. Det gör att de inte hinner dra igång något större innan lunch. Därför tar de itu med några småsaker. När eftermiddagen kommer börjar hjärnkraften sina. För att hinna med de egentliga arbetsuppgifterna jobbar de över, vilket innebär att de avslutar de viktigaste sakerna när energin är slut.
Att kolla mejlen det första du gör på morgonen innebär att du inleder dagen med någon annans att-göra-lista. Du kanske istället ska börja med att sätta skallen rätt, som jag brukar säga. Var ska du vara i dag? Vad ska du göra? Om du utgår från din egen agenda är det lättare att hålla dig till planen.
En platschef jag jobbade med kände att han aldrig hade tid för att gå på anläggningsrundan varje morgon, något som egentligen var en av hans viktigaste uppgifter. Problemet var att han började sin dag med att kolla mejl och sedan var det fika, någon ringde och sedan var det dags för ett möte. Tack vare att han avsatte regelbunden tid i kalendern och bestämde sig för att prioritera det, så blev det gjort!
En bra dag på jobbet inte är något du får. Det är något du skapar genom att tänka efter före genom att exempelvis ha en lämna-jobbet-på-jobbet-rutin, som jag tar upp på ett annat ställe i boken.
Övning: Reflektion
Det mest kraftfulla du kan göra för att förändra din situation är att se över din egen möteseffektivitet. Vilka återkommande möten har du och hur ofta och varför har du dem? Hur långa är de? Kan du korta ner dem? Medverkar rätt deltagare eller är ni för många? Om alla mötesinbjudningar hade haft ett tydligt syfte och agenda hade du kunnat prioritera din tid bättre. Ställ därför motfrågor när det behövs och var själv en god förebild när du är mötesorganisatör.
Tips
Är du chef? Börja med att göra din egen tidsuppskattning av en dag. Be sedan kollegorna att göra sina. Därefter kan ni tillsammans prata om hur era dagar ser ut – och hur ni skulle vilja ha dem. Hur kan ni tillsammans arbeta effektivare för att uppnå målen? Behöver ni införa en så kallad möteszontid mellan klockan 10.00 och 15.00 för att på så vis ge varandra möjlighet till ett sammanhängande sjok av arbetstid för till exempel koncentrationskrävande uppgifter på morgonen, eller att kunna avsluta dagen på ett bra sätt? Behöver ni tillsammans diskutera och ta fram en mejl-, mobil- och mötespolicy? Eller behöver ni snarare diskutera förväntningar kring tillgänglighet?
Vill du veta mer?
Det du har läst är ett utdrag från boken Gör det nu – om effektivitet och inre lugn. Här hittar du ett smakprov från boken, länkar till var du kan köpa den och även information om författaren.