Mycket av boken hittills har handlat om planering. Men är det verkligen rimligt att lägga så mycket tid på att förbereda ett möte? Kan det bli för mycket struktur?
Att vara förberedd är en grundläggande förutsättning för att mötet ska kunna hållas kort, vara effektivt och leda till konkreta resultat. Det är till exempel lättare att formulera tre otydliga frågor än att fundera och komma fram till en enda tydlig och konkret fråga att diskutera. Av samma anledning tycker många att det är enklare att få prata på i en halvtimme om sitt favoritämne, i stället för att tvingas koka ner det viktigaste och hålla sig till fem minuter.
Du behöver alltid förbereda möten men som med allt annat går det fortare för den som har mer erfarenhet. Ju fler möten du har tänkt igenom noga, desto enklare blir det att planera ytterligare ett. Ju fler metoder och arbetssätt du provat, desto enklare blir det att avgöra vad som passar bäst i olika sammanhang och förstå vad du är bekväm med.
Kreativ och strukturerad?
Ibland kan man tro att kreativitet och planering är varandras motsatser. Jag skulle säga att det ofta är tvärtom. Självklart kan det bli för mycket struktur och alldeles för förutsägbart att bara följa färdiga mallar. I mitt tycke är det just därför många digitala möten lätt blir tråkiga.
I vår iver att vara så tidseffektiva som möjligt börjar mötet prick på klockslaget genom att vi går rakt på det vi ska prata om, utan någon som helst inramning. Mötesledaren gör allt rätt rent sakligt för att vi ska vara effektiva men tappar helt det mänskliga mötet. Mötet mellan individer som bryr sig om hur de andra mår, och tar reda på det genom lite socialt snack eller bus och skratt.
Min erfarenhet är att det ofta är lättare att vara kreativ och få fram nya idéer tillsammans i grupp om det finns något som begränsar. Med en tydlig problemformulering och begränsat med tid, budget eller något annat så hittar vi kreativa lösningar. Om problemet däremot knappt är formulerat är det lätt att sväva ut åt alla möjliga håll.
Fem tips för mer kreativa möten
1) Beskriv problemet. Vilka utmaningar ska ni lösa?
2) Bestäm vad ni ska uppnå. Är det rimligt att ha kommit hela vägen under mötet eller ska ni fokusera på att komma på så många idéer som möjligt att jobba vidare med?
3) Ta en sak i taget. En grundregel för att komma på bra idéer är att tänka att allt är möjligt. Det är först när en kollega kläcker en helt galen idé som kostar alldeles för mycket pengar som den andra kollegan kommer på en variant som kan vara fullt rimlig. För att vara kreativa måste ni alltså skilja på tre helt olika moment. Börja med att samla in alla idéer utan att bedöma dem, gå sedan vidare med att bearbeta och värdera de olika förslagen, för att i ett sista steg fatta beslut om vad ni ska göra.
4) Våga begränsa. Bjud in ett begränsat antal personer till mötet. Planera in lite kortare mötestid än vad du hade tänkt från början. Var tydlig med vilka begränsningar som finns när det gäller budget, övriga resurser och hur lång tid det får ta innan det ni har kommit fram till ska vara på plats. Att sätta press gör att den mänskliga hjärnan kickar i gång på allvar.
5) Summera och gå vidare. Dokumentera era slutsatser och gå vidare. Upptäcker ni i ett senare skede av den kreativa processen att ni behöver gå tillbaka är det enklare om det finns dokumentation. Det blir också lättare att motivera varför ni kom fram till en viss lösning när ni ska förklara för en chef eller någon annan som inte varit med på mötet.
Vill du veta mer?
Det du har läst är ett utdrag från boken Världens bästa möten. Här hittar du ett smakprov från boken, länkar till var du kan köpa den och även information om författaren.