Allt går inte att planera. Men den som planerar lyckas oftast mycket bättre än den som inte har någon plan alls. Däremot bör du akta dig för att blanda ihop en plan med en prognos. Prognoser handlar om att gissa. Jag har inte träffat någon som hittills har gissat 100 procent rätt om vad som kommer att inträffa i framtiden.
Därför är det otroligt viktigt att alla planer och metoder utvärderas löpande och sedan förbättras utefter organisationens förutsättningar, risker och möjligheter.
Play it rough, or play it safe?
Risker är inte roliga att prata om. Dessvärre förekommer risker i allt vi åtar oss. Skulle vi ta hänsyn till alla risker kunde vi lika väl låsa in oss i en madrasserad cell. Fast det är klart, det finns risker med det också.
Det behöver inte vara så krångligt att prata risker. Att spela djävulens advokat när ni ska planera er verksamhet eller fatta ett beslut är faktiskt en bra idé. Mitt tips är att se risker som problem som ännu inte har inträffat, där du i lugn och ro kan reflektera kring fakta och trycktesta dina idéer.
Att tänka på risker innebär faktiskt något bra – att du ger er möjligheten att bli bättre. Risker och möjligheter hänger ofta samman.
När jag blev egenföretagare
När jag startade mitt eget företag var tanken att jag skulle coacha ledare. Jag kastade mig därför ut i näringslivet och provade lite olika strategier för att slå mig in på coachmarknaden, men insåg snart att pengarna höll på att ta slut. När jag utvärderade mina strategier insåg jag snabbt att jag behövde förändra något för att skapa basinkomster och kunna bygga upp min verksamhet.
I samma stund kom jag på att jag kunde få utlopp för mitt syfte och min vision på mer än bara ett sätt. Som jag sa tidigare är min vision att inspirera med glädje och energi till en bättre morgondag. Med min jaktlicens på papperstigrar vill jag hjälpa människor och verksamheter att lägga sin tid och sina pengar på rätt saker – och skippa all onödig byråkrati.
Alltså fokuserade jag mer på att få uppdrag som externrevisor för ISO-standarder. Där kunde jag få utlopp för alla delar och dessutom en välbehövlig inkomst.
Börja inte om, fixa och fortsätt
Det är sällan en bra idé att börja om från början när du märker att något gått fel. Gör istället nya antaganden och testa dem så snart som möjligt på kunden för att se om de stämmer. Om inte: ta lärdom och ändra. På så sätt skapar du ständigt mervärde och förbättring. Dessutom minskar du risken att lägga energi på fel saker, alltså sådant som kunden inte är intresserad av.
Även i affärer är det lätt att sugas in, dra förhastade slutsatser och fatta korkade beslut när känslorna svallar i kroppen eller egot har blivit sårat.
För att bli framgångsrik behöver du kunna skilja på sak och person, lära dig av misstagen och hylla insatsen. Därför är det bra att ständigt låta kollegorna granska företagets projekt, tankar, idéer och beslut. Det ökar er förmåga att utmana, ändra och förbättra – och att upptäcka riskerna innan de blir verklighet.
Varken dina eller mina idéer och tankar är flygfärdiga från början, även om vi gärna vill tro det. Att ha fler perspektiv – och ständigt söka nya fakta – förbättrar förmågan att fatta bättre beslut, sätta rimligare mål och få en effektivare uppföljning.
Att fatta beslut handlar om att leva med osäkerheten. För den finns alltid. All fakta kommer aldrig att finnas till hands. Det viktiga när du letar fakta är att kunna ändra på och fatta nya beslut om nya fakta kommer fram. Att vara självkritisk och att alltid följa upp hur saker går.
En modell, vilken som
Innan du funderar på hur en riskanalys ska genomföras är det bra att känna till att det finns massor av sätt, modeller och mallar att använda. De flesta jag har stött på är bra. De är bara mer eller mindre invecklade. Jag har en tumregel, och den är att det är viktigare att risker hanteras, än vilken metod som används.
En annan sak att komma ihåg är att riskanalyserna ska hänga ihop och leda till handlingar som ligger i linje med vad företaget vill uppnå, det vill säga vad affärsplanen eller affärsstrategin säger är viktigast.
Kanske en SWOT?
Ett enkelt och vanligt verktyg på strategisk nivå för riskhantering är att göra en SWOT. Det är en förkortning för orden Strengths, Weaknesses, Opportunities och Threats. En SWOT är ett verktyg för att undersöka organisationens styrkor och svagheter, samt vilka möjligheterna och hoten är.
Styrkor och svagheter är mer inriktade på verksamheten och har ett internt fokus. Möjligheter och hot hanterar omvärlden och handlar om sådant som exempelvis marknader, kunder, intressenter, lagar och konkurrenter.
Akta dig för papperstigrarna
Återigen vill jag höja ett varningens finger för papperstigrar. Undvik att göra stora avancerade riskanalyser i komplexa dokument som ni sedan inte använder. Riskanalyserna ska leva och vara med i vardagen. Det innebär att ni regelbundet bör titta på och justera dem när det är nödvändigt. Tänk på att nödvändigt här betyder ganska ofta.
På aktivitetsnivå, exempelvis ute i produktion på en mekanisk firma eller fabrik, kan det vara relevant och ibland lagstyrt att genomföra riskanalyser. Särskilt vid hantering av olika maskiner eller kemikalier. Arbetsmiljöverket har utmärkta mallar och metoder för denna typ av riskanalyser i arbetet.
Oavsett på vilken nivå du gör en riskanalys mynnar den alltid ut i aktiviteter som ni behöver genomföra för att ta bort, minska, hantera eller acceptera risker. Risker går aldrig att undvika helt. Ni måste lära er att omfamna dem. Se till att våga att ta risker, för med risker kommer möjligheterna att bli bättre.
Strategiska frågor
- Har hanterar vi våra strategiska risker?
- Hur stöttar riskanalysens aktiviteter företagets mål?
- Hur vet vi vilka affärsmöjligheter vi ska satsa på? Hur påverkas kunden av besluten vi fattar?
- Hur vet vi att vi levererar det kunden verkligen behöver?
- Vad kan hända om vi testar att göra något på ett nytt sätt?
- När misslyckades vi senast och vad lärde vi oss av det?
Vill du veta mer?
Det du har läst är ett utdrag från boken Jakten på papperstigern. Här hittar du ett smakprov från boken, länkar till var du kan köpa den och även information om författaren.