För att underlätta ditt gör-det-nu-beteende och kunna fatta snabba beslut behöver du en grundläggande struktur. Den baseras på tiden det tar för dig att avsluta uppgiften. Genom att konsekvent följa den här kategoriseringen kommer du att förenkla dagarna och frigöra tid. Tid som du istället kan maximera genom att göra mer av de viktiga och värdeskapande uppgifterna.
I kommande kapitel kommer du att analysera vad du lägger tid på – egentligen. För att få en bra överblick behöver du först ha ett sorteringssystem som underlättar ditt beslutsfattande. Ta några minuter och sätt dig in i den här strukturen, eftersom den är grunden till att du ska bli effektiv och tidsmedveten.
Omedelbara uppgifter – avslutas direkt
Uppgifter som tar mindre än fem minuter vill jag att du ska ta tag i och avsluta direkt. Det här är essensen av gör det nu och där magin sker. Det här är saker som aldrig ska mellanlanda någonstans, varken på en plats eller mentalt. Men många av oss skjuter upp dem ändå. Det kan handla om småsaker som att ringa det där samtalet, justera ett protokoll eller lägga in en påminnelse i kalendern om något viktigt.
Ett vanligt misstag är att istället för att göra uppgifterna direkt väljer du kanske att skriva ner dem på en lapp eller en att-göra-lista. Sedan tittar du på listan flera gånger, utan att egentligen göra något mer än att tänka på uppgiften en gång till och fyller samtidigt på med fler. Men hur effektivt är det egentligen att tänka på en sak utan att göra den?
För sådana här uppgifter behöver du ingen struktur eller en plats där du ”lägger dem så länge”. Likt när du byter tåg eller flyg är det mellanlandningarna som tar onödig tid – oavsett om de är fysiska eller mentala. Om du tränar på att bli konsekvent bättre på att avsluta direkt, så frigör du både tid och hjärnkraft.
Korta uppgifter (5–15 minuter)
Typiska korta uppgifter är att en kollega ropar på dig och vill bolla en idé. Det kan också vara frågor, att ringa det där samtalet eller att behöva boka in det där mötet . Någon vill ha hjälp med att hitta ett dokument. Du förväntas fylla i en förstudie inför en utbildning om två veckor eller renskriva det där mötesprotokollet, men tänker att du gör det sedan.
Det förrädiska med korta uppgifter är att de var och en tar lite tid. Många korta uppgifter finns ju såklart även bland mejlen och ofta är det dem man markerar som olästa eller flaggar. Tyvärr brukar de här uppgifterna regna över oss en vanlig arbetsdag. Många människor är inte medvetna om hur många korta uppgifter de egentligen har. Därför har de lätt att fastna i de spontana dagliga göromålen, istället för att göra det de hade tänkt.
En av fördelarna med att samla ihop de korta uppgifterna är att du kan göra dem när du får en stund över, mellan möten, innan lunch eller strax innan du går hem. De är enkla att påbörja och avsluta, men för att de ska bli gjorda behöver du veta hur många du har under en typisk dag eller vecka för att enklare planera din tid.
Målsättningen att sträva efter är att avsluta de korta uppgifterna inom en vecka för att inte bli en flaskhals och tidstjuv för någon annan. Eller riskera att bli avbruten och störd av en påminnelse när du själv minst vill ha den – bara för att du inte återkopplat i tid. Oftast behövs inte ens någon prioritering mellan dem. Ta, gör, avsluta – nu!
Långa uppgifter
Ett annat uttryck för den här kategorin är pågående eller ständigt återkommande uppgifter och möten. Det kan vara budgetarbete, kvartalsrapporter, skriva det där protokollet, göra klart en rapport, förbereda en presentation eller möte, planera inför en mässa eller kundaktivitet, skriva offerter, eller göra en ekonomisk uppföljning. De långa uppgifterna är ofta de som bidrar till att öka värdet för kunderna och som leder till att mål och resultat uppnås.
Det här är en stor kategori fylld av så kallade jag-uppgifter, alltså det du själv vill och behöver göra för att uppnå målen. Eftersom de långa uppgifterna tar tid behöver du mer noga bryta ner dem i delmål för att lättare komma igång och hålla uppe tempot. Framför allt är det viktigt att du prioriterar och bokar in tid för att genomföra dem, innan någon annan tar över din tid i kalender. Var först ut på spelplanen!
Det finns flera vinster med att dela upp uppgifter baserat på tiden det tar att påbörja och avsluta dem. Du kan lättare planera din vecka, eftersom du vet hur lång tid uppgifterna tar. Du vet vad du ska göra när du får en oväntad lucka. Dessutom har du en snabb överblick över vad du borde fokusera på utifrån dina egentliga arbetsuppgifter och kan snabbare omprioritera.
Väntar svar
Som en effekt av att du avslutar omedelbara, korta och långa uppgifter så finns det givetvis tillfällen där du väntar svar från andra för att kunna fortsätta. Du har gjort vad du har kunnat och sedan skickat bollen till en kollega, chef, leverantör eller kund.
Visst vore det skönt om du kunde skicka iväg uppgifter till någon annan och sedan lita på att de återkommer i god tid innan deadline? Men saker hamnar mellan stolar, prioriteras ner och glöms bort. Det är så vi människor fungerar. Dessutom har vi egna agendor och att-göra-listor att ta tag i innan vi kanske hjälper någon annan.
Därför behövs väntar-svar-kategorin. Här lägger du uppgifter för att slippa gå omkring och fundera på dem. Uppgifterna kan exempelvis hamna i en brevkorg på skrivbordet eller i en notering i kalendern med en påminnelse till dig själv. På så vis slösar du ingen onödig mental hjärnkraft på att tänka på allt du ska bevaka – och kan använda tiden och energin till annat.
Syftet med att lägga uppgifter i den här kategorin är att du blir mer proaktiv. Du skjuter inte över ansvaret på andra och säger ”men jag har ju skickat ett mejl till dig”. Tänk också på att du behöver vara tydlig med när du förväntar dig ett svar tillbaka, så att du kan hålla din egen deadline.
Övning: Grovkategorisera en vecka
För att du ska få en försmak på hur den tidsbaserade strukturen fungerar kan du fundera på tio typiska uppgifter du brukar göra under en dag eller vecka. I vilken kategori hör de hemma? Sortera in dem i korta och långa uppgifter samt väntar svar.
Alla människor jag har mött har kunnat kategorisera sina uppgifter i dessa tre kategorier. Testa du med!
Vill du veta mer?
Det du har läst är ett utdrag från boken Gör det nu – om effektivitet och inre lugn. Här hittar du ett smakprov från boken, länkar till var du kan köpa den och även information om författaren.