Hur får jag aktiva och engagerande möten? Det är en av de vanligaste frågorna jag får. Många tycker att detta är svårt, särskilt under digitala och fygitala möten.
Det finns några enkla nycklar för att lyckas och den första är att börja direkt.
Du kan inte ha en monolog på en halvtimme och sedan tro att alla ska kasta sig in i samtalet när du väl ställer en fråga. Börjar du med att själv hålla låda sätter du tonen och deltagarna tänker sig att det är ett möte där det räcker att lyssna. Därför lutar de sig tillbaka. Om mötet är digitalt passar säkert många på att göra något annat under tiden.
Om du däremot låter alla säga något under de första tio minuterna visar du en helt annan förväntan. Deltagarna förstår direkt att det här är något annat än att bara sitta igenom tiden – här gäller det tydligen att vara beredd. Eller som en kund uttryckte det: Jag förstod att det skulle bli en bra dag när vi började med en övning nästan direkt. Det gjorde att vi alla kom i gång. Jag insåg också att vi skulle bli involverade i det som hände.
Den viktiga trygghetsinformationen
I början av ett möte finns det några saker som många vill ha svar på, det som jag brukar kalla för trygghetsinformation.
- Var har jag hamnat och vad ska vi prata om?
- När slutar vi?
- När får jag kaffe?
För fysiska möten kan det också vara några som funderar på var toaletterna finns. För större möten är det också ett bra läge att säga något om nödutgångar.
Efter trygghetsinformationen har de flesta landat i mötet och genom att göra något aktivt direkt slår du på ett effektivt sätt an tonen för mötet. Detta gäller både för det korta interna mötet och den större konferensen.
Aktiva i början av mötet
När alla har varit aktiva på något sätt tidigt i mötet är det också enklare att vara aktiv senare. Det gäller både för att våga säga något i en större grupp och att använda chatten. I digitala möten har jag experimenterat friskt med olika arbetssätt. Det är till exempel stor skillnad i vilken utsträckning deltagarna använder chatten beroende på om jag har lett in dem där i början eller inte. Om jag börjar med att de får svara på någon enkel fråga har de ”hittat” dit och interaktionen blir mycket mer livlig.
Genom att släppa in alla tidigt skapar du alltså en förväntan på hur mötet ska genomföras. Om du sedan kör på med en monolog resten av mötet kan du förvänta dig att många är besvikna när mötet slutar. Om du i stället fortsätter med att involvera och diskutera behåller alla lättare fokus och bidrar.
Börja i tid
Vad gör du när några av deltagarna kommer sent? I en pressad vardag med många som dyker upp sent kan det vara svårt att komma i gång med mötet utan att behöva upprepa det ni sagt tidigare flera gånger. Här kommer några knep.
Starta på udda tid
Som jag tagit upp tidigare är det smart att bjuda in till möten som är kortare eller längre än just 60 minuter. Varför inte börja mötet 10.05 eller 10.15 i stället för 10.00?
Tydlighet i förväg
Skriv att mötet kommer börja på utsatt tid i inbjudan och agera sedan så genom att faktiskt börja i tid. Du kommer att göra dig känd som mötesledaren som håller vad du lovar. I stället för att komma sent kommer folk börja gå från andra möten i tid för att hinna till ditt möte eftersom de vet att de kommer missa något annars.
Återberätta
Ingen kommer alltid i tid och du kan också behöva göra en kort summering efter de första tio minuterna eller när någon kommer in på mötet. Om någon kommer in när ni är mitt uppe i något får de vänta tills ni är färdiga med det ni håller på med. Som tydlig mötesledare kan du visa när det är okej för den personen att säga något. Utan att göra det till något stort kan du till exempel mycket kortfattat säga Hej och välkommen, vi har hunnit prata om… Därefter är det bra om de nytillkomna deltagarna också får säga något, till exempel svara på samma incheckningsfråga som övriga.
Synlig agenda
Under den första nyckeln för effektiva möten kunde du läsa om att det är viktigt med en agenda för mötet. Genom att alla vet i vilken ordning ni ska prata om mötets olika punkter blir det lättare för alla att hänga med och på det sättet också kunna vara delaktiga.
För ett fysiskt möte som är lite längre är det smart att ha agendan på ett papper på väggen eller liknande så att den är synlig för alla hela tiden.
Under ett digitalt eller fygitalt möte är ett vanligt knep att visa hela agendan varje gång ni går vidare till nästa punkt för att göra det tydligt för alla var ni är och vad som kommer strax.
Agendan verkar vara ännu viktigare i digitala och fygitala möten än under fysiska möten. När du sitter vid en skärm är det mycket annat som pockar på din uppmärksamhet och det är lätt att svara på ett mejl eller läsa senaste nytt på en nyhetssajt i stället för att vara aktiv i mötet. Genom en tydlig agenda både innan och under mötet blir det lättare för alla att hänga med och vara delaktiga.
Öppet sinne
Att på förhand bestämma hur lång tid varje punkt i agendan ska få ta i anspråk är en av de svåraste sakerna i planeringsarbetet för den som ska leda mötet. Det enklaste sättet att veta hur lång tid något ska ta är såklart att förbereda en presentation, kanske med hjälp av lite för många powerpointbilder med lite för mycket text, och själv köra på. Och om det finns tid kvar i slutet hinner ni med några frågor. Det funkar jättebra om du vill ha ett möte som inte är effektivt.
Eftersom du läser den här boken gissar jag att du vill ha mer effektiva möten och då handlar det också om att våga släppa kontrollen. Även om det är svårt får du akta dig för att lockas av att köra monolog.
När du bjuder in till samtal på allvar vet du inte på förhand hur lång tid varje fråga kommer att ta och det är utmanande. Lösningen är att ha ett öppet sinne och anpassa dig efter vad som kommer upp. Ibland tar något längre tid än planerat och förutsatt att ni jobbar er mot mötets syfte och mål kan det vara något positivt. Om ni har en agenda med exakta tider kan du som mötesledare kort kommentera om du låter en punkt ta lite längre tid för att hämta in det senare. Känner du att ni börjar dra i väg åt fel håll gäller det dock att avbryta.
När jag planerar workshops och utbildningar har jag alltid ett detaljerat körschema. Det stämmer aldrig på minuten men gör att jag snabbt får överblick av vad vi har kvar när diskussionen är intressant och får avgöra vilket moment som behöver bli kortare för att vi ändå ska kunna sluta i tid.
Vill du veta mer?
Det du har läst är ett utdrag från boken Världens bästa möten. Här hittar du ett smakprov från boken, länkar till var du kan köpa den och även information om författaren.