Några råd till dig som ska hålla det årliga medarbetarsamtalet. Det är prestationer som bedöms, inte personer. Det är lätt att se mönster och tänka – och till och med säga – ”så här gör du alltid”. Det är också lätt att dra alltför långtgående slutsatser och se konspirationer bakom beteenden. Försök att undvika det. Tänk enbart på medarbetarens prestation i arbetet.
Skapa inga falska förhoppningar och gå inte in i meningsskiljaktigheter och förhandlingar. Om en medarbetare vill ändra en bedömning, ska frågan diskuteras noga. Det är du som bestämmer vad som antecknas och vilka bedömningar som ”gäller”.
Tydlighet
Var tydlig! För att kunna utvecklas måste medarbetaren förstå återkopplingen. Försäkra dig om att medarbetaren förstår. Ge exempel på prestationer från medarbetarens vardag, positiva som negativa.
Döm inte! Ha en lyssnande och reflekterande attityd. Bekräfta genom att visa att du lyssnar. Försäkra dig om att du förstår genom att ställa frågor som ”hur menar du?” och ”kan du ge exempel?”. Upprepa vad medarbetaren sagt och fråga om du förstått rätt. Om samtalet stannar av, be om synpunkter, till exempel genom att säga ”hur skulle du vilja att det var?”. Som chef ska du visa respekt för olika uppfattningar, även om du inte delar dem eller om förslagen är omöjliga att genomföra. Bemöt frågor och reaktioner på ett professionellt och respektfullt sätt.
Styr samtalet
Om du ser att tiden inte räcker till på grund av att medarbetaren är mycket pratsam, kanske du kan styra samtalet lite mer. Det är inte enbart de mest pratsamma som kan ha svårt att hushålla med sin tilldelade tid under utvecklingssamtalet. De flesta medarbetare är ovana att bli lyssnade på när de får prata om sig själva och sin arbetssituation. Det är förföriskt att låta samtalet glida iväg i allmänna diskussioner.
En del medarbetare har svårt att säga sin mening. Andra har uppdämda behov som gör att de tar upp sådant som irriterat dem under längre tid. Då kan det finnas risk för att de ”tar i för mycket”. Låt helst ett sådant beteende passera utan kommentarer. Om medarbetarens irritation går över i aggressivitet, markera genom att säga att du inte accepterar den samtalstonen. I värsta fall får du avbryta samtalet och boka en ny tid.
Vill du veta mer?
Det du har läst är ett utdrag från boken Utvecklingssamtal – en handbok för chefer. Här hittar du ett smakprov från boken, länkar till var du kan köpa den och även information om författaren.